KEPRIBADIAN SEORANG SEKRETARIS
Apakah Anda setuju dengan pernyataan “tidak perlu
cantik-cantik, yang penting kepribadiannya baik“. Bagaimana pandangan Anda
mengenai kepribadian sekretaris?
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang menarik
sehingga dapat memperlancar tugas pimpinan dan tidak merugikan tamu atau orang
lain. Kepribadian seorang sekretaris yang menarik adalah sangat menentukan.
Oleh karena itu, dalam merekrut seorang sekretaris, tidak cukup hanya
mensyaratkan kecakapan serta pengetahuan mengenai perkantoran saja, tetapi
kepribadian seorang sekretaris juga sangat diperlukan. Seorang pimpinan akan
mencari sekretaris yang dapat dipercaya, teliti, dan penuh pertimbangan. Kepribadian menunjukkan sifat atau karakter
seseorang yang tercermin dalam perbuatan sehingga orang dapat dikatakan
bersifat baik atau buruk. Orang yang sering membantu orang lain maka dapat
dianggap berkepribadian baik. Sebaliknya, orang yang sering membicarakan
perilaku orang dan selalu memandang rendah orang lain maka dia berkepribadian
tidak baik. Karena itu, semua orang memiliki kepribadian, baik atau buruk. Coba
Anda kaitkan dengan pendapat Sedarmayanti (1997), yang menyatakan bahwa
kepribadian merupakan pola menyeluruh yang menyangkut semua kemampuan, perbuatan
serta kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, rohani, emosi serta mental
yang ditata dalam suatu cara yang khas serta mendapat pengaruh dari luar. Pola
tersebut terbentuk dalam perilaku sebagai usaha untuk menjadi manusia yang
sesuai dengan apa yang diingininya. Oleh karena itu, seorang sekretaris tidak
semata-mata dituntut mampu dalam melaksanakan tugasnya, seperti menjawab
telepon, membuat surat, menyimpan arsip, dan dokumen atau mengikuti rapat
pimpinan, namun kepribadian memegang peranan sangat penting yang terkadang
prasyarat tersebut dalam kegiatan sehari-hari melebihi prasyarat kemampuan
keterampilan yang dimiliki seorang sekretaris.
Coba Anda perhatikan penjelasan berikut mengenai
kepribadian. Kepribadian yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris meliputi
1. penampilan; 2. kemampuan berbicara; 3. sikap; 4. kemampuan khusus.
1. Penampilan Penampilan pribadi yang perlu ditunjukkan
oleh seorang sekretaris meliputi:
a. Berpakaian yang serasi Cara berpakaian yang serasi selain menunjukkan kepribadian juga menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris. Pakaian yang serasi dengan perilaku yang sopan dan menyenangkan, akan menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris. Seorang sekretaris harus dapat membedakan pakaian yang digunakan ke kantor, pakaian pesta maupun rekreasi. Pakaian yang dipakai untuk ke kantor perlu memperhatikan keserasian, kesopanan, dan tidak menggunakan perhiasan yang berlebihan, seperti menggunakan aksesoris pada hampir semua anggota badannya.
b. Kesehatan dan kebersihan diri Seorang sekretaris harus dapat menjaga kesehatannya dengan baik karena dia dituntut untuk dapat melayani kepentingan pimpinannya serta harus selalu siap menjalani perintahnya. Irama dan gerak kerja pimpinan harus dapat diimbangi oleh sekretaris. Tanpa dapat menjaga kesehatan maka apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris dapat terbengkalai, yang pada akhirnya juga akan menghambat pekerjaan dan kegiatan pimpinannya. Kesehatan yang terjaga sangat berhubungan erat dengan gairah dan semangat kerja. Oleh karena itu, agar semangat kerja sekretaris dapat selalu terjaga maka perlu memperhatikan makanan yang cukup mengandung gizi serta istirahat yang memadai. Kesehatan adalah penting, tetapi akan lebih penting lagi jika diimbangi dengan kebersihan diri. Seorang sekretaris harus menyadari bahwa setiap orang tentu tidak menginginkan melihat seseorang dalam keadaan tidak bersih. Untuk membiasakan diri agar tampak selalu bersih maka seorang sekretaris harus memperhatikan penampilan fisiknya, terutama kebersihan badan termasuk kebersihan kulit, gigi, kuku, rambut, maupun wajahnya. Bagaimana pandangan Anda mengenai penampilan sekretaris. Berikanlan contoh yang lain mengenai penampilan seorang sekretaris. Apakah menurut Anda penampilan sekretaris harus ditunjang dengan dandanan yang seronok atau pakaian yang seksi? Amati berbagai kegiatan di lingkungan kantor atau perusahaan yang Anda ketahui.
2. Kemampuan berbicara Kemampuan berbicara
merupakan salah satu aspek penting dalam komunikasi. Dalam pengertian umum,
komunikasi adalah penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain.
Komunikasi yang baik harus mempunyai makna sehingga bila hal tersebut diabaikan
maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Jika seorang sekretaris menyampaikan
pesan, perasaan ataupun pemikiran kepada orang lain dan orang yang dituju
tersebut mengerti apa yang diinginkan olehnya maka komunikasi dianggap telah
dapat berlangsung. Namun, jika dia ingin menyampaikan pesan dengan segala cara,
menggunakan metode yang mutakhir, tetapi ternyata penerima pesan tidak
memahaminya maka komunikasi tersebut dianggap gagal. Pada dasarnya, komunikasi
dapat dibagi menjadi dua, yaitu komunikasi lisan dan nonlisan (tertulis,
isyarat, gambar, warna). Di dalam
berkomunikasi lisan maka seorang sekretaris perlu meningkatkan kemampuan
berbicara, membiasakan, dan melatih diri secara terus-menerus agar komunikasi
dengan orang lain dapat berlangsung baik.
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam berbicara yang
baik dengan orang lain adalah :
a. Suara Suara sedapat mungkin enak didengar oleh
orang lain, jelas dan tidak monoton. Suara yang diatur oleh sekretaris dalam
berbicara membuat orang lain tidak bosan mendengarnya, dan jika pembicaraan
tersebut normal dan cukup penting, dapat menghidupkan suasana pembicaraan serta
menimbulkan suatu diskusi yang menarik. Hindari suara yang terlalu keras
ataupun terlalu lunak karena akan menyebabkan pembicaraan kurang menarik.
b. Ucapan yang jelas dan sistematis Sewaktu menyampaikan pesan, sekretaris juga harus menyampaikannya secara jelas dan sistematis sehingga apa yang disampaikan dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh penerima pesan. Penyampaian pesan yang kurang jelas dan tidak sistematis dapat berakibat lawan bicaranya akan selalu bertanya terus karena tidak dapat menangkap maksud yang disampaikan.
c. Ekspresi wajah dan gaya bicara Komunikasi yang baik adalah tercapainya maksud yang diberikan oleh pemberi pesan kepada penerima pesan. Seorang sekretaris yang ingin menyampaikan pesan kepada orang lain sebaiknya dilakukan dengan menggunakan gaya bicara yang menarik serta menggunakan ekspresi wajah sehingga akan menarik, dan lebih meyakinkan serta mempermudah penyampaian pesan.
d. Perbendaharaan
kata Perbendaharaan kata yang dimiliki
sekretaris sangat penting karena menunjukkan wawasan pengetahuan yang dimiliki,
tidak ketinggalan zaman dan akan dapat menyesuaikan dengan segala lapisan
masyarakat yang dijumpainya. Dengan perbendaharaan kata yang cukup, seorang
sekretaris akan dapat berbicara secara lancar dan mampu melayani pembicaraan
dari lawan bicaranya. Jika perbendaharaan kata seorang sekretaris sedikit maka
hal tersebut dapat memalukan pimpinan karena sekretarisnya dianggap tidak
profesional. Kesuksesan seorang
sekretaris di dalam membantu tugas pimpinan dan menunjang keberhasilan perusahaan
tidak saja didasarkan atas
kemampuan dan pengetahuan perkantoran saja, tetapi juga
didukung dengan sikap atau perilakunya.
Apakah Anda yakin bahwa dengan aspek-aspek tersebut maka diharapkan
seorang sekretaris memang dapat berbicara dengan baik? Coba Anda beri contoh
yang lain.
3. Sikap Sikap atau perilaku yang ditunjukkan
oleh sekretaris pada umumnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu sikap yang
ditujukan untuk pekerjaan itu sendiri serta sikap dalam berhubungan dengan
orang lain.
a. Sikap dalam bekerja Sikap atau perilaku seseorang tidak muncul begitu saja tapi didasarkan atas pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya. Dengan demikian, sikap yang baik dapat dipelajari oleh seorang sekretaris dalam mendukung pekerjaannya dalam membantu tugas pimpinan. Sikap positif seorang sekretaris yang harus ditunjukkan dalam kerja, yaitu : 1) Teliti, Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara teliti dan rapi sehingga apabila suatu saat pimpinan membutuhkan dokumen, misalnya maka akan dengan mudah dicari dan ditemukan. Ketelitian merupakan suatu sikap cermat, serius, dan berhati-hati dalam melakukan tindakan. 2) Bertanggung jawab, Tidak ada tugas yang tidak memerlukan suatu tanggung jawab. Hanya masalahnya adalah seberapa besar tanggung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya. Seorang sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilaksanakan, baik pekerjaan rutin maupun bukan rutin. Jika pimpinan menghendaki konsep suatu surat harus sudah selesai dalam waktu satu hari maka sekretaris harus mampu menyelesaikannya sesuai jadwal. 3) Bekerja terencana dan teratur dalam melaksanakan pekerjaan, seorang sekretaris perlu merencanakan pekerjaannya dengan baik, jika perlu membuat catatan-catatan kecil, menentukan pekerjaan mana yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat ditunda, atau membuat rencana kerja harian. 4) Berinisiatif, Inisiatif sangat diperlukan dalam bekerja. Orang yang tidak punya inisiatif sama saja dengan robot.
Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki inisiatif kerja karena
kegiatan pimpinan terkadang tidak dapat ditentukan terlebih dahulu, atau
seorang sekretaris harus mampu mengambil keputusan sewaktu pimpinannya tidak
ada. Inisiatif sangat berhubungan
dengan pengetahuan, kemampuan, keberanian dalam mengambil keputusan. Seorang
sekretaris tidak hanya menunggu perintah yang diberikan pimpinan, tetapi dia
harus berusaha mencari tahu atau selalu berinisiatif dalam bekerja sehingga
benar-benar tugas pimpinan dapat dibantu dan dikurangi bebannya. Inisiatif seorang sekretaris sangat
diperlukan pimpinan, misalnya sewaktu pimpinan lupa mengenai jadwal
kegiatannya, menghubungi mitra kerja pimpinan atau mengusulkan kepada pimpinan
agar memberikan ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang berulang tahun.
b. Sikap dalam berhubungan dengan orang lain Selain sikap terhadap pekerjaan, seorang sekretaris juga harus mampu bersikap yang baik dan patut dalam hubungannya dengan orang lain karena secara tidak langsung seorang sekretaris merupakan wakil dari seorang pimpinan. Sikap yang perlu ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan dengan orang lain, yaitu 1) Jujur serta dipercaya Kejujuran sangat penting bagi seorang sekretaris karena tanpa kejujuran, pimpinan tidak akan dapat memberikan tugas dengan sepenuh hati. Karena sekretaris juga sering berhubungan dengan orang lain termasuk mitra kerja pimpinan maka kejujuran sekretaris serta kepercayaan yang diberikan pimpinan dalam menjaga kerahasiaan perusahaan harus dapat dijaga. Sekali seorang sekretaris diketahui melakukan pembocoran rahasia perusahaan maka risikonya adalah dikeluarkan dari perusahaan. Tugas seorang pimpinan banyak mencakup hal yang bersifat rahasia karena pimpinan memiliki segala informasi perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah menjaga nama baik pimpinan dan perusahaan, serta menjaga rahasia perusahaan, dan kepercayaan yang diberikan pimpinan, bukan membocorkannya. 2) Ramah-tamah Seorang sekretaris merupakan penjaga pintu pekerjaan pimpinan, di mana pada umumnya sekretaris sering melakukan komunikasi dengan orang lain. Sikap ramah dan penuh perhatian harus selalu ditunjukkan sekretaris manakala sedang berbicara tatap muka ataupun melalui telepon. Apa yang dibicarakan oleh orang lain, apalagi berhubungan dengan pekerjaan pimpinan, harus dapat diserap dan dimengerti karena informasi tersebut yang akan disampaikan kepada pimpinannya. Sikap yang tidak ramah dari seorang sekretaris akan dapat menghambat tugas pimpinan dan akan merugikan perusahaan. 3) Rasional Sikap rasional seorang sekretaris berarti bahwa dalam bertindak tidak dilakukan menurut kepentingan pribadinya, menggunakan emosi atau berlaku subjektif, tetapi menggunakan rasio dan bertindak objektif. Jika pekerjaan yang dilakukannya ternyata menurut pimpinan tidak sesuai atau harus diperbaiki lagi, dia tidak boleh ngotot atau tetap mempertahankan kebenarannya. Ketika berbicara dengan orang lain, misalnya melalui telepon, padahal lawan bicaranya menggunakan kata-kata yang kurang sopan, seorang sekretaris tidak boleh terpancing emosinya, tetapi bahkan berusaha agar pembicaraan tersebut menjadi positif. 4) Siap menolong orang lain Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan maka segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Pimpinan sering berkomunikasi dan berhubungan dengan mitra kerjanya sehingga seorang sekretaris harus sepenuhnya membantu kelancaran komunikasi tersebut dengan tidak melakukan tindakan yang menghambat lancarnya hubungan dan kerja sama tersebut. Misalnya, seorang mitra kerja perusahaan ingin bertemu dengan pimpinannya, namun ternyata pimpinan sedang dalam keadaan sibuk maka tugas sekretaris adalah membantu mencarikan jalan ke luar bagaimana mitra kerja tersebut dapat bertemu atau berbicara dengan pimpinannya. 5) Kemampuan khusus Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan baik di dalam perusahaan itu sendiri maupun di luar perusahaan maka seorang sekretaris dituntut untuk meningkatkan wawasan pengetahuan yang menyangkut organisasi maupun seluruh kegiatan perusahaan. Agar seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani kepentingan dinas pimpinan maka dia harus selalu menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilannya, misalnya kemampuan dalam membuat konsep surat, atau menggunakan media komunikasi.
Jika Anda melamar sebagai seorang sekretaris pada suatu perusahaan, kemudian dites mengenai etika serta kepribadian, apa saja yang harus Anda perhatikan?
0 Comments
EmoticonEmoticon