MACAM-MACAM SEKRETARIS

 MACAM-MACAM SEKRETARIS 

Dilihat dari cakupan pekerjaan seorang sekretaris, muncul berbagai macam fungsi sekretaris sehingga dalam masyarakat juga muncul berbagai nama sekretaris. Dengan demikian, dilihat dari namanya akan dapat dibedakan tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris. Tugas sekretaris organisasi atau sekretaris eksekutif menyangkut bidang manajemen, mulai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sampai dengan pengawasan. Dengan demikian, selain terdapat seorang sekretaris yang tugasnya semata-mata hanya membantu pimpinan dan sekretaris tersebut tidak memiliki anak buah, terdapat juga sekretaris lain yang berfungsi sebagai manajer dan mempunyai fungsi manajerial yang mencakup pembuatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap berbagai kegiatan organisasi. Karena fungsinya sebagai manajer maka dia memiliki anak buah dan kegiatannya tercakup dalam suatu satuan organisasi yang dinamakan sekretariat.  Cakupan bidang tugas seorang sekretaris eksekutif tergantung dari besar kecilnya organisasi tempat sekretaris tersebut bekerja. Sebagai contoh, pada tingkat lokal atau daerah terdapat jabatan Sekretaris Daerah (Sekda) yang mengepalai sekretariat daerah dan bertugas membantu kegiatan Kepala Daerah. Pada tingkat nasional, terdapat jabatan Sekretaris Jenderal (Sekjen) pada suatu departemen yang tugasnya adalah membantu Menteri. Pada tingkat internasional, kita kenal Sekretaris Jenderal Perserikatan Bangsabangsa (Sekjen PBB) yang menjadi pucuk pimpinan sekretariat dari lembaga internasional tersebut.  Dari uraian tersebut apa yang dapat Anda simpulkan? Memang, sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

1.  Sekretaris Pribadi  Adalah sekretaris yang hanya melaksanakan tugas-tugas dan fungsi kesekretarisan dari pimpinan atau atasannya. Sekretaris pribadi bukanlah seorang manajer dan tidak mempunyai bawahan. Jika seorang sekretaris digaji oleh orang perseorangan, misalnya sekretaris seorang aktor maka ia disebut sebagai private secretary, sedangkan apabila ia digaji oleh sebuah perusahaan maka ia disebut dengan personal secretary.

BACA SELANJUTNYA : SEKRETARIS PERUSAHAAN 

2.  Sekretaris organisasi/eksekutif Yaitu sekretaris yang dalam perusahaan mengepalai suatu unit tertentu (sekretariat). Sekretaris yang sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman yang cukup lama sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri, mengingat ia adalah seorang manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang sering harus membuat suatu kebijakan untuk ke seluruh pekerjaan kesekretarisan di perusahaan atau organisasi. Sekretaris seperti dijelaskan di atas juga dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer serta melakukan fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Sekretaris eksekutif mempunyai anak buah dan berada dalam suatu unit organisasi tertentu, misalnya Sekretariat Jenderal, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Daerah. Pada umumnya, macam sekretaris masih sering disalahpersepsikan oleh sebagian masyarakat sehingga menimbulkan kebingungan tentang peran dan tugas seorang sekretaris, seperti istilah sekretaris eksekutif/executive secretary, sering disalahartikan. Executive secretary dianggap sebagai seorang sekretaris yang melayani seorang eksekutif. Banyak orang menuliskan di koran-koran atau media lainnya seperti “membutuhkan seorang sekretaris eksekutif” dengan harapan perusahaan tersebut memperoleh seorang sekretaris yang berkualitas dan berpengalaman. Yang akan diuraikan dalam modul ini adalah tugas sekretaris pribadi dan bukan sekretaris eksekutif karena lebih banyak membahas aspek-aspek yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris dalam rangka membantu pimpinan perusahaan atau perkantoran agar tugas pimpinan dapat berjalan dengan efektif, terutama yang menyangkut surat menyurat, pengurusan keperluan rutin pimpinan, persiapan rapat, atau pengagendaan pertemuan dengan pimpinan. Untuk memudahkan Anda dalam mempelajari kesekretarisan lebih lanjut dan tidak membingungkan dalam menggunakan pengertian sekretaris maka dalam modul ini yang dijelaskan adalah pengertian sekretaris yang cenderung ke arah pengertian sekretaris sebagai sekretaris pimpinan atau sekretaris pribadi (personal secretary). Penjelasan mengenai sekretaris eksekutif (misalnya Sekretaris Kabinet, Sekretaris Jenderal) karena merupakan peran seorang manajer atau pimpinan, tidak dibahas di modul ini, tetapi lebih banyak dibahas di modul yang lain. Anda dapat memberikan contoh yang lain untuk menunjukkan apakah sekretaris tersebut merupakan sekretaris pribadi atau sekretaris eksekutif? Jika Anda dapat memberikan contoh yang lain maka saya yakin Anda memahami materi yang telah diuraikan tadi.

Coba perhatikan penjelasan berikut ini apakah sudah tertanam dalam pikiran Anda mengenai pengertian sekretaris perusahaan. Mudah-mudahan Anda memahami konsep tersebut, tetapi apabila belum, kaji penjelasan berikut.

Advertisement

Baca juga: