PERSYARATAN SEKRETARIS
Bidang kesekretarisan merupakan bidang yang oleh sebagian orang masih dianggap sebagai pekerjaan yang sepele, tidak menantang, kurang inovatif, pekerjaannya yang remeh ataupun hanya bidang yang hanya menonjolkan sisi negatif dari seorang wanita, misalnya harus berpakaian seksi.
Namun demikian, seiring dengan kemajuan teknologi dan
pengetahuan serta semakin bervariasinya jenis-jenis pekerjaan maka bidang
kesekretarisan menuntut seorang sekretaris yang harus mampu mendukung kegiatan
pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan berperan dalam pengambilan keputusan
yang penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk mendukung tugas pimpinan
tersebut sehingga pengambilan keputusan dapat dilaksanakan dengan cepat dan
tepat maka diperlukan seorang sekretaris yang mampu mengikuti gerak irama kerja
dari pimpinan. Dapat dibayangkan apa yang terjadi apabila seorang pimpinan
meminta seorang sekretaris yang harus mengkonsep suatu surat yang ditujukan ke
perusahaan lain, tetapi ternyata hasil pekerjaan sekretarisnya tidak sesuai
dengan apa yang diharapkan pimpinan sehingga bukannya menjadi staf pendukung
pimpinan, tetapi bahkan mengakibatkan pimpinan terhambat dalam pengambilan. Apakah menurut Anda syarat yang diperlukan
untuk menjadi seorang sekretaris berat? Untuk membandingkan dengan pikiran Anda
coba kaji lebih lanjut penjelasan berikut. Syarat seorang sekretaris dapat
dikategorikan menjadi dua, yaitu syarat pokok dan syarat pendukung.
1. Syarat pokok
(principal requirements) Syarat pokok
berarti seorang sekretaris harus mampu menjalankan tugas utamanya sebagai
seorang sekretaris. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh
melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang
kesekretarisan. Syarat ini sangat penting karena berhubungan dengan resiko
pekerjaan seorang sekretaris yang terkait dengan tercapainya tugas dan tujuan
pimpinan perusahaan. Ketidakmampuan seorang sekretaris untuk memenuhi syarat
pokok ini akan berakibat kegagalan atau tidak tercapainya tugas dan tujuan
pimpinan perusahaan. Tugas utama seorang sekretaris adalah membantu
tercapainya tugas seorang pimpinan perusahaan dalam menjalankan tugasnya
secara umum dan secara khusus adalah bagaimana pengambilan keputusan yang
dibuat oleh seorang pimpinan perusahaan dapat terlaksana dengan baik dan
lancar. Oleh karena itu, apabila seorang sekretaris tidak mempunyai persyaratan
pokok ini maka segala kegiatan pimpinan perusahaan dalam menjalankan tugasnya
akan menjadi terhambat dan dapat berakibat pada kegagalan pimpinan dalam
pengambilan keputusan yang berujung pada kegagalan perusahaan dalam mencapai
tujuannya.
BACA JUGA : ETIKA SEKRETARIS
Adapun persyaratan pokok seorang sekretaris adalah :
a) Pengetahuan (knowledge) Seseorang akan mampu menjalankan tugasnya di bidang pekerjaannya apabila mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai bidang tersebut. Tidak terkecuali seorang sekretaris, dia harus mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai kesekretarisan. Segala kegiatan yang berhubungan dengan tugas pimpinan harus diketahui oleh seorang sekretaris dan untuk menjalankannya maka harus didukung oleh pengetahuan yang memadai dari sekretaris. Sebagai contoh, seorang pimpinan membutuhkan dokumen yang dibutuhkan dalam rangka memimpin rapat perusahaan. Untuk mendukung tercapaian tujuan pimpinan tersebut maka seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai bidang kearsipan. Seorang pimpinan akan terhambat dan bahkan gagal dalam menjalan tugasnya apabila seorang sekretaris tidak mampu menemukan dokumen yang diminta oleh pimpinan dikarenakan sekretaris tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai penyimpanan dokumen atau arsip perusahaan.
b) Minat (interest) Seseorang akan lebih cepat memahami suatu permasalahan serta mampu menikmati pekerjaannya, bekerja dengan senang dan tidak terpaksa, apabila orang tersebut mempunyai minat yang tinggi terhadap pekerjaannya. Demikian pula seorang yang berminat bekerja sebagai seorang sekretaris, maka minat tersebut akan berperan besar dalam mendukung pekerjaan kesekretarisannya. Karena dengan mempunyai minat yang tinggi terhadap bidang pekerjaan kesekretarisan maka dia akan selalu berusaha untuk terus belajar mengenai bidang kesekretarisan tersebut. Sebagai contohnya, pekerjaan seorang sekretaris berhubungan dengan perbankan, maka untuk menyesuaikan ilmu perbankan yang selalu berkembang dengan cepat maka agar dia tidak ketinggalan dalam ilmu perbankan tersebut maka dia akan selalu berusaha belajar agar menguasai ilmu perbankan tersebut.
c) Keterampilan (skill) Keterampilan atau skill berkaitan
erat dengan pengetahuan (knowledge). Sebagai contohnya, untuk mengerjakan
sesuatu yang berhubungan dengan pengetahuan teknologi informasi maka seorang
sekretaris harus mampu menguasai keterampilan penggunaan aplikasi program
komputer, misalnya dalam rangka menyampaikan informasi pimpinan kepada para
stafnya maka dia harus mampu mengirim surat elektronik tersebut pada waktu
singkat yang ditujukan kepada banyak orang secara bersamaan atau sekaligus.
2. Syarat pendukung (additional requirements) Adapun syarat pendukung yang harus dimiliki seorang sekretaris bukan berarti syarat ini tidak penting, namun syarat pendukung ini sebagai syarat yang mengikuti atau melekat pada syarat yang pokok tadi. Jadi, syarat pendukung tidak terlepas dari syarat pokok, tetapi melengkapi apa yang menjadi syarat pokok tugas seorang sekretaris. Tingkat resiko dalam pekerjaan yang diakibatkan oleh kekurangan yang dimiliki seorang tidak seberat syarat pokoknya sehingga kurang mempengaruhi pencapaian tugas dan tujuan pimpinan perusahaan secara langsung, misalnya menyangkut kedisiplinan kerja, seorang sekretaris terlambat masuk kerja, atau makan siangnya terlalu lama. Syarat pendukung yang perlu dimiliki seorang sekretaris sebagai berikut :
a. Kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
b. Sifat yang berhubungan dengan pekerjaan kesekretarisan, seperti teliti, rapi, cermat, kreatif, inisiatif, dan dedikasi.
c. Pengetahuan umum, seperti pengetahuan mengenai sosial kemasyarakatan, olahraga, kesenian, yang terkait dengan kepentingan atau kesukaan pimpinan. Sebagai contoh, pimpinan mempunyai hobi golf maka seorang sekretaris perlu memahami bidang ini agar sewaktu pimpinan menanyakan, dia mampu menjawab dengan memuaskan.
d. Praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti mengatur waktu, menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. Selain persyaratan yang diperlukan seorang sekretaris maka aspek lain yang penting adalah etika.
0 Comments
EmoticonEmoticon