TUGAS SEKRETARIS MENURUT WEWENANG DAN JENIS TUGASNYA
Kini Anda dapat menerapkan peran sekretaris dengan ruang
lingkup tugas seorang sekretaris. Sudah
diyakini bahwa dalam menjalankan pekerjaannya, seorang pimpinan sangat
memerlukan bantuan sekretaris yang profesional. Oleh karena itu, seorang yang
menjabat sebagai sekretaris harus mengetahui apa yang menjadi tugas dan
tanggung jawabnya, serta mampu melaksanakan tugas tersebut dengan baik. Tugas
seorang sekretaris hanya membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya,
namun tugas yang nampaknya sederhana tersebut tidak mungkin dilakukan sendiri
oleh pimpinan karena tugas pimpinan organisasi mengarah kepada pengambilan
keputusan atau pembuatan kebijakan. Coba Anda bayangkan jika seorang manajer
tingkat atas harus membuka amplop dinasnya setiap hari, atau sering menerima
telepon yang mungkin tidak ada kaitan dengan pekerjaannya, mengetik jawaban
surat, atau mengarsipkan sendiri surat-surat ataupun dokumennya. Seorang
manajer atau pimpinan tidak akan mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas-tugas
seperti itu, dan itulah peranan serta tugas yang dilaksanakan oleh seorang
sekretaris, yaitu membantu meringankan tugas pekerjaan pimpinannya. Adapun tugas seorang sekretaris pribadi dapat
digolongkan menjadi tugas rutin/operasional dan tugas insidental/khusus. Simak
penjelasan berikut.
1. Menurut
Wewenangnya
a. Tugas rutin atau operasional Tugas rutin atau tugas operasional adalah tugas yang harus dikerjakan setiap hari oleh seorang sekretaris dan telah menjadi tugas kebiasaan sehari-hari tanpa ada perintah khusus. Selama tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris maka sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikannya tanpa menunggu diperintah oleh pimpinan serta tidak menundanya. Adapun tugas rutin seorang sekretaris, yaitu 1) membantu memproses penyelesaian surat, faks, atau telegram; 2) menerima telepon dan menelepon, menyampaikan pesan kepada pimpinan dan menerima pesan dari luar; 3) menyusun, menempatkan, dan menemukan arsip dinas pimpinan; 4) pengaturan dan pemeliharaan alat-alat kantor dan pemeliharaan ruangan; 5) menyusun rencana perjalanan pimpinan baik yang menyangkut tiket ataupun akomodasinya; 6) pengaturan dan penggunaan kas kecil; 7) pengaturan jadwal janji pertemuan pimpinan; 8) mencari dan menyusun informasi yang tepat untuk pimpinan; 9) mengajukan kebutuhan perlengkapan kantor, mesin kantor, dan perlengkapan kantor lainnya; 10) mengatur pertemuan, rapat pimpinan dengan pihak yang terkait.
BACA JUGA : RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
b. Tugas khusus atau instruksi Adakalanya seorang pimpinan meminta
sekretaris untuk melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan pimpinannya.
Tugas khusus adalah
tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh seorang
sekretaris, tetapi hanya jika diperintahkan oleh pimpinan. Tugas khusus seorang sekretaris, antara lain
1) mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan mitra kerjanya; 2) menyiapkan
rapat dan membuat risalahnya; 3) mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang
berhubungan dengan kepentingan instansi atau perusahaannya; 4) menyampaikan
ucapan selamat, mengirim kado, atau hadiah bagi relasi atau mitra kerja
perusahaan; 5) mengurus dokumen bank,
asuransi atau pajak pimpinannya; 6) penyusunan jadwal perjalanan; 7) pengaturan
keuangan; 8) persiapan dan penyelenggaraan rapat.
2. Menurut Jenis Tugasnya
a. Tugas administrasi/perkantoran Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan tulis menulis, dokumentasi, dan pengetikan, yaitu :
1) mengarsipkan surat;
2) menangani surat;
3) pengetikan laporan.
b. Tugas resepsionis Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi dan informasi, yaitu :
1) menerima telepon dan menelepon;
2) melayani tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan;
3) menyusun jadwal perjanjian pimpinan.
c. Tugas keuangan Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan keuangan, antara lain :
1) menangani keuangan pimpinan;
2) melakukan pembayaran-pembayaran.
d. Tugas sosial Sekretaris menjalankan tugasnya yang berhubungan dengan pekerjaan, antara lain :
1) mengatur rumah tangga kantor termasuk perlengkapan kantor, alat tulis kantor;
2) mempersiapkan pertemuan-pertemuan.
e. Tugas insidental Sekretaris menjalankan tugas-tugas yang bersifat insidental, seperti :
1) mempersiapkan rapat;
2) mempersiapkan pidato, presentasi seminar;
3) mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
0 Comments
EmoticonEmoticon