PENGERTIAN SEKRETARIS
Dalam Webster’s New Dictionary of American Language College disebutkan bahwa sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk menyimpan arsip atau dokumen, menyelenggarakan aktivitas korespondensi serta pekerjaan tulis menulis lainnya, untuk kepentingan organisasi maupun individu (Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc. for an organization or individual). Dengan demikian, tugas sekretaris menurut penjelasan dalam Kamus Webster tersebut sebenarnya sangat sederhana, yaitu hanya berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen serta pekerjaan suratmenyurat atau korespondensi. Dalam pengertian tersebut, belum ada tugas sekretaris yang berhubungan dengan pemikiran yang mendalam, perencanaan atau inisiatif yang berhubungan dengan pekerjaan penting, misalnya Sekretaris Kabinet dalam bidang pemerintahan. Tugas dan fungsi Sekretaris Kabinet sama sekali berbeda dengan pengertian yang dimaksud dalam Kamus tersebut karena tugas Sekretaris Kabinet berhubungan dengan aspek manajerial, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Selain itu, menurut Ikatan Sekretaris di Amerika (The Professional Secretary International), yang dimaksud dengan sekretaris adalah “an assistant to an executive possessing mastery of office skill and ability to assume responsibility without direct supervision, who display initiative, exercises judgment and makes decisions within the scope of her authority” (seorang sekretaris adalah pembantu pimpinan eksekutif yang mempunyai keterampilan dan pengetahuan administrasi perkantoran, serta mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, tanpa harus diberi pengarahan terlebih dahulu oleh pimpinan, serta mampu berinisiatif, memberikan pertimbangan serta membuat keputusan yang tidak bertentangan dengan kewenangannya sebagai seorang sekretaris. Bagaimana pendapat Anda? Apakah ada perbedaan dengan yang dijelaskan dalam kamus tadi? Benar, dalam pengertian ini tugas sekretaris lebih luas lagi, tidak sekadar berhubungan dengan korespondensi atau pengelolaan dokumen. Terdapat unsur kemandirian yang dimiliki seorang sekretaris dan mempunyai inisiatif dalam melaksanakan tugasnya, tanpa harus selalu minta petunjuk kepada pimpinan. Coba bandingkan pengertian sekretaris sebelumnya dengan pendapat dari Braum dan Portugal (dalam The Liang Gie, 1992) yang menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, mengecek, atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban, atau perjanjian dinasnya, dan melakukan kegiatan terkait lainnya dalam rangka meningkatkan tugas pimpinan secara efektif.
BACA JUGA : MACAM-MACAM SEKRETARIS
Kita juga perhatikan pernyataan dari Nanasay dan Selden
(dalam Bratawidjaja, 1994) yang menjelaskan pengertian sekretaris sebagai
seorang pegawai kantor yang tanggung jawabnya tidak sekadar sebagai
Stenographer (juru steno atau menulis cepat), tetapi pada umumnya mencakup
penyalinan dikte, berhubungan dengan masyarakat, seperti menjawab telepon,
mengadakan pertemuan dan perjanjian, serta mengelola dokumen-dokumen termasuk
surat dan sebagainya. Penulis lain,
yaitu Skeat (dalam The Liang Gie, 1992) mendefinisikan seorang sekretaris
sebagai seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan dalam menerima
pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, mengecek, dan
mengingatkan pimpinan mengenai pertemuan atau perjanjian resmi dan melakukan
berbagai tugas kewajiban yang mendukung keefektifan kerja pimpinannya. Penulis
yang lain, Blackburn (dalam The Liang Gie, 1992) menguraikan pengertian seorang
sekretaris sebagai seorang staf yang tugasnya mengurusi surat menyurat atau
korespondensi dan mengelola kegiatan sehari-hari bagi atasan atau pimpinannya.
Adapun pengertian yang lebih sederhana dapat dijumpai dalam Kamus Umum Bahasa
Indonesia yang menyebutkan bahwa sekretaris adalah orang atau pengurus yang
diserahi pekerjaan tulis menulis.
Dari beberapa pengertian sekretaris tersebut di atas maka
dapat diketahui bahwa tugas seorang sekretaris adalah sebagai seorang asisten
yang bertugas membantu pimpinan kantor atau perusahaan terutama yang menyangkut
kegiatan administrasi perkantoran sehingga pimpinan dapat melaksanakan tugasnya
secara efektif. Hal ini sejalan dengan pendapat France (2009) yang menyatakan
“the term ‘assistant’ will be used to encompass various roles and titles such
as personal assistant, executive assistant, secretary and management
assistant”.Namun demikian, ternyata dalam perkembangan keorganisasian muncul
jenis sekretaris yang berbeda dengan pengertian awalnya seperti yang telah
disampaikan sebelumnya, yaitu apa yang disebut dengan sekretaris organisasi
(business secretary atau executive secretary) atau sekretaris eksekutif.
Munculnya jenis sekretaris tersebut karena menyangkut perbedaan ruang lingkup
pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenangnya.
Bagaiamana pendapat Anda mengenai pengertian sekretaris? Sangat beragam
bukan? tetapi saya yakin Anda bahwa setelah membandingbandingkan berbagai pengertian
tersebut maka Anda dapat membuat suatu kesimpulan sendiri mengenai pengertian
sekretaris. Memang benar bahwa tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris
adalah berhubungan dengan urusan administrasi perkantoran, seperti
korespondensi, pengarsipan, penginformasian, ataupun tatabuku atau pembukuan.
Seorang sekretaris bertugas membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai seorang pimpinan. Dengan banyak
komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan, rapat-rapat, perjalanan, atau
pertemuan dengan rekan bisnis menyebabkan seorang sekretaris juga banyak
terlibat dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan tersebut.
Jika Anda telah
memahami pengertian sekretaris maka baca dengan teliti uraian di bawah ini untuk
meningkatkan pemahaman Anda mengenai ruang lingkup dan tugas sekretaris.
0 Comments
EmoticonEmoticon