PENGERTIAN DAN TUGAS SEKRETARIS
Pengertian dan Tugas Sekretaris
Apabila kita membicarakan atau membahas sesuatu yang
berhubungan dengan pengertian sekretaris maka kita akan diarahkan untuk
mempelajari sesuatu yang sangat mendasar. Oleh karena itu, sebelum kita
mendalami lebih jauh bidang kesekretarisan maka kita diharapkan untuk mengerti
konsep-konsep awal pengetahuan kesekretarisan tersebut. Dengan demikian, dalam
memahami pengertian dan tugas sekretaris maka Anda diharapkan dapat menguasai
kemampuan berikut :
1. Menjelaskan pengertian sekretaris.
2. Menjelaskan macam sekretaris.
3. Menjelaskan apa yang dimaksud sekretaris perusahaan.
4. Menjelaskan peranan sekretaris.
5. Ruang lingkup tugas sekretaris.
Untuk menguasai kemampuan yang dituntut dalam memahami
pengertian dan tugas sekretaris tersebut maka baca dan pahami materi yang
diuraikan selanjutnya. Luangkan waktu dengan memadai sehingga Anda benar-benar
dapat menangkap apa yang diuraikan dalam bagian ini. Untuk istilah sekretaris berasal dari bahasa
Latin secretum yang berarti rahasia, serta secretarium, yaitu seorang petugas
atau pejabat yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kata atau istilah
sekretaris yang dikenal dan sering digunakan dalam percakapan sehari-hari
diperkirakan berasal dari bahasa Belanda “secretaries” manakala Belanda sangat
lama menjajah dan mempengaruhi aspek sosial, budaya, politik, dan ekonomi
Indonesia. Sementara itu, secretary dalam bahasa Inggris berasal dari kata
secret yang juga berarti rahasia. Dari pengertian tersebut maka sekretaris
dapat didefinisikan sebagai seorang petugas atau pejabat yang dipercaya untuk
menjaga kerahasiaan, terutama rahasia pimpinan dan rahasia perusahaan. Sebelum Anda memasuki bahasan mengenai pengertian
dan tugas seorang sekretaris, coba simak ilustrasi berikut ini yang akan
memberikan pemahaman secara menyeluruh kepada Anda mengenai pengertian serta
tugas seorang sekretaris.
Dalam sebuah adegan film terlihat seorang perempuan di dalam
suatu ruangan kerja, yang bersebelahan dengan kamar kerja orang lain. Perempuan
itu sedang menghadapi sebuah komputer, dan nampaknya sedang mengetik di mana
tangannya menekan keyboard dengan cepat dan lancar. Nampaknya, dia sudah
terbiasa melakukan pekerjaan mengetik di komputer tersebut. Kemudian pintu di
sebelahnya, yang ternyata merupakan pintu seorang pimpinan perusahaan, terbuka
dan muncul seorang pria yang menggunakan baju jas, berdasi, dan sangat rapi.
Pria itu kemudian menyodorkan sebuah map kepada perempuan tersebut sambil
mengatakan sesuatu. Perempuan tersebut mengangguk, kemudian meletakkan map
tersebut di atas mejanya. Dalam suatu adegan lain, tergambar seseorang sedang
memimpin rapat dalam suatu ruangan khusus, yang dihadiri oleh beberapa peserta
rapat. Pimpinan rapat tersebut dandannya nampak rapi dengan menggunakan jas,
berdasi, serta terlihat berwibawa. Terlihat pembicaraan serius dalam rapat
tersebut. Pimpinan rapat menjabarkan penjelasannya di dalam suatu layar monitor
sehingga seluruh peserta melihat dengan jelas hasil paparan pimpinan sidang
tersebut. Timbul berbagai komentar serta pertanyaan-pertanyaan. Kemudian, dari
adegan dalam ruang tersebut beralih ke adegan lain yang memunculkan nama kantor
di mana rapat tersebut diselenggarakan. Kantor tersebut bertuliskan: Sekretaris
Daerah.
Kedua adegan tersebut menggambarkan bidang tugas dan
tanggung jawab yang berbeda, tapi ada sisi yang sama dilihat dari namanya.
Adegan perempuan tadi menggambarkan tugas dan perannya sebagai seorang
sekretaris pimpinan yang menyelenggarakan tugas dan pekerjaan di bidang
perkantoran atau tugas klerikal, misalnya mengetik atau mengarsipkan
berkas-berkas. Dia hanya menerima tugas yang diberikan oleh pimpinan
perusahaan. Oleh karena itu, peran dan tanggung jawab perempuan tersebut tidak
besar dan tidak berhubungan dengan pengambilan keputusan. Berbeda dengan yang
pertama, pada adegan kedua, orang yang memimpin rapat tersebut mempunyai tugas
penting karena berhubungan dengan fungsi manajemen, misalnya fungsi
perencanaan. Namun, orang tersebut dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris,
tetapi peran yang berbeda dengan peran sekretaris pimpinan. Sesuai dengan
namanya, yaitu sekretaris daerah, dia mempunyai tugas yang sangat penting dalam
rangka menyelenggarakan fungsi pemerintahan dalam bidang ketatausahaan. Namun,
aspeknya tidak hanya bersifat klerikal, tapi luas lagi karena menyangkut fungsi
pengambilan keputusan, yang tidak dimiliki oleh sekretaris pribadi atau
sekretaris pimpinan perusahaan. Dengan kedua ilustrasi tersebut, diharapkan
Anda dapat lebih memahami adanya nama yang hampir sama, tetapi mempunyai tugas
dan tanggung jawab yang berbeda.
Baca Selanjutnya : PENGERTIAN SEKRETARIS
0 Comments
EmoticonEmoticon