MERANCANG KEGIATAN DENGAN SC DAN OC

Steering Committee (SC) dan Organizing Committee (OC)merupakan istilah yang sering kita temukan pada saat ada event atau kegiatan besar yang diselenggarakan oleh organisasi ataupun event organizer. Kedua istilah tersebut biasanya digunakan untuk struktur kepanitiaan event yang dilangsungkan.

Jika dilihat dari sisi tugas, Steering Committee lebih banyak bertugas sebagai pengarah, penasihat, atau pengawas dalam sebuah kegiatan sedangkan Organizer Committee memiliki tanggung jawab sebagai eksekutor kegiatan dan lebih banyak mengurusi hal-hal teknis sehingga kegiatan dapat berjalan dengan baik.

Steering Committee (SC)

Biasanya orang-orang yang tergabung dalam Steering Commite ini adalah mereka yang memiliki keahlian lebih, atau pakar, sehingga layak disebut sebagai penasihat kegiatan. Unit kepanitiaan ini merupakan bagian yang bertanggung jawab mengendalikan proses awal hingga akhir sebuah kegiatan. Orang-orang yang tergabung dalam Steering Commite ini sering kali memilikii pengaruh yang besar pada kualitas kegiatan.

Jumlah Steering Commite memang tidak memiliki patokan yang pasti, hal ini tergantung dari tim event organizer yang ada dan juga skala event yang akan diselenggarakan. Semakin besar event yang akan diselenggarakan maka akan semakin banyak personil yang dilibatkan, sebaliknya jika event hanya dalam lingkup kecil terkadang tidak membutuhkan Steering Committee.

Sebagai unit panitia pengarah Steering Committee memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok kegiatan atau event yang akan dilaksanakan. beberapa tugasnya diantaranya adalah:

1. Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event

2. Mencari dan membentuk kepanitiaan Organizer Committee

3. Merumuskan tema dan kemasan event yang akan diselenggarakan

4. Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada Organizer Committee

5. Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan event

6. Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi terkait

7. Membantu Panitia dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk berpartisipasi

8. Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor

9. Melakukan rapat diantara para Steering Committee

10. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja Organizer Committee.

11. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan

Organizing Committee (OC)

Organizing Committee adalah unit kepanitiaan yang mempunyai tanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan atau event yang akan dilaksanakan. Bagi banyak orang, Organizing Committee ini juga sering disebut sebagai Panitia Pelaksana.

Sebagai panitia teknis, Organizing Committee dalam melakukan kegiatannya akan selalu dikawal oleh Steering Committee. Hal ini dimaksudkan agar kinerjanya dapat terlaksana dengan baik dan sesuai yang di rencanakan.

Organizing Committee memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kalancaran teknis di lapangan, mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pasca event. Ketua Organizing Committee harus dapat menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap semua divisi agar berjalan sesuai tugas masing-masing. Berikut ini tugas-tugasnya :

1. Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event

2. Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana

3. Saling memberikan bantuan lintas divisi

4. Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan

5. Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan kepada koordinator divisi atau ketua pelaksana

6. Menyusun laporan alokasi anggaran di tiap divisi.

Dalam Organizing Committee ini biasanya kepanitiaan akan dibagi menjadi beberapa tim yang mengurus berbagai hal teknis penyelenggaraan. Susunan panitia ini terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, seksi acara, perlengkapan, dan lain sebagainya.

Semua bagian yang tergabung dalam Organizing Committee ini memiliki tanggung jawab terhadap bidangnya masing-masing dan berkewajiban membuat laporan saat usai acara.

Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor

Membuat proposal kegiatan merupakan salah satu proses awal yang penting untuk dilakukan ketika akan menyelenggarakan acara atau kegiatan. Dengan proposal tersebut penyelenggara dapat merencanakan berbagai hal terkait acara secara matang, baik dari konsep acara, penentuan lokasi, estimasi biaya, dan lain sebagainya.

Ada banyak kegunaan dengan membuat proposal kegiatan, selain bisa digunakan sebagai landasan berpijak dalam proses pelaksanaan kegiatan, proposal juga bisa dijadikan sebagai acuan bagi banyak pihak yang memiliki kepentingan dalam kegiatan tersebut.

Proposal kegiatan bagi banyak orang bisa dijadikan sebagai sarana untuk memberi informasi secara lengkap terhadap kegiatan yang dilaksanakan. Dengan informasi yang lengkap inilah secara otomatis akan mampu memberikan kemudahan kepada penyelenggara kegiatan untuk memperoleh dukungan, baik dukungan moral maupun material.

Tak dapat dipungkiri, banyak orang membuat proposal kegiatan memang untuk mencari dukungan, terlebih dukungan material berupa pembiayaan kegiatan. Untuk itulah dalam membuat proposal haruslah dipikirkan secara matang, realistis, terarah, dan perlu melakukan observasi ke lapangan terlebih dahulu.

Untuk membuat proposal kegiatan agar bisa berfungsi secara maksimal, selain harus menggunakan tata bahasa yang baik dan mampu menarik perhatian, secara visual proposal juga harus bagus. Untuk itu jangan enggan melibatkan seorang desainer grafis agar mampu mengemas ide kreatif dalam bentuk proposal yang menarik dan mudah dipelajari oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Kerangka membuat proposal kegiatan sebagai acuan :

1. Cover Proposal

Dalam membuat proposal kegiatan, satu hal sepele namun sering kali luput dari perhatian adalah dalam membuat cover proposal. Banyak penyelenggara kegiatan yang sering mengesampingkan halaman depan ini karena dianggap tidak penting, padahal cover proposal perlu dibuat semenarik mungkin karena ia adalah “wajah” dari seluruh isi proposal.

Membuat cover proposal yang bagus bisa menjadi salah satu kunci sukses untuk menarik pihak sponsorship, karena Content is the king, Design is the queen. Untuk itu buatlah desain cover yang mampu mencuri perhatian, tata letak yang serasi, penggunaan warna yang harmonis, huruf yang menarik.

Desain sederhana namun elagan, itulah yang seringkali mampu mencuri perhatian. Jangan terlalu banyak memasukkan gambar pada cover proposal, masukkan teks seperlunya saja misalnya judul proposal, tema acara, waktu-tempat penyelenggaraan, dan alamat serta kontak penyelenggara kegiatan.

2. Dasar Pemikiran/Latar Belakang

Setelah cover proposal dibuat dengan menarik, langkah selanjutnya adalah membuat ulasan dasar pemikiran atau latar belakang diselenggarakannya kegiatan tersebut.

Dasar pemikiran berisi tentang berbagai hal yang melatarbelakangi dilaksanakannya kegiatan, hubungan kegiatan yang diselenggarakan dalam kehidupan nyata, solusi yang bisa ditawarkan dengan adanya kegiatan tersebut, dan lain sebagainya.

Dalam membuat proposal kegiatan, uraian dasar pemikiran sebisa mungkin maksimal satu halaman, bahkan beberapa penyelenggara biasanya hanya membatasi 3 (tiga) paragraf saja. Meskipun hanya berupa uraian singkat namun harus mampu memberi gambaran tentang kegelisahan penyelenggara sehingga dapat muncul kegiatan tersebut.

3. Nama Kegiatan

Membuat nama kegiatan sebisa mungkin menggunakan kalimat yang singkat, padat, jelas, dan mampu menarik perhatian pembaca. Nama kegiatan ini biasanya sekaligus dijadikan sebagai judul acara maupun judul proposal kegiatan.

Nama kegiatan yang baik akan mampu menimbulkan rasa keingintahuan pembaca. Satu hal yang tidak kalah penting dalam membuat nama kegiatan adalah kesesuaian nama dengan topik atau pokok permasalahan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut.

4. Tema Kegiatan

Tema kegiatan merupakan pokok pikiran yang mendasari kegiatan yang akan diselenggarakan. Tema ini yang akan menentukan arah kegiatan atau tujuan dari terselenggaranya kegiatan tersebut.

Membuat tema kegiatan tentu berbeda dengan nama kegiatan. Tema biasanya lebih spesifik dan cukup mampu menjelaskan kemana arah dan tujuan kegiatan tersebut.

Contoh nama kegiatan : “Gebyar FOPPSI”

Contoh tema kegiatan : “Membangun Organisasi dari Akar Rumput”

5. Jenis Kegiatan

Jenis kegiatan disini merupakan berbagai rangkaian aktivitas yang akan diselenggarakan dalam kegiatan tersebut. Aktivitas ini bisa berbagai macam bentuk misalnya acara pentas musik, program workshop, penyuluhan, seminar, diskusi dan lain sebagainya.

Dari semua jenis kegiatan ini ada baiknya dibuat secara terperinci dan jelas. Misal acara musik, maka perlu disampaikan siapa saja yang akan pentas, siapa bintang tamunya, profil pengisi acara, dan lain-lain.

Jika dalam satu event terdiri dari beberapa kegiatan maka perlu disusun rangkaian kegiatannya secara berurutan dan terperinci agar semua yang berkepentingan dapat memahami semua kegiatan yang akan dilangsungkan. Apabila jenis kegiatan sangat padat dan banyak, maka detil acara dan jadwal dapat dimasukkan dalam halaman lampiran.

6. Maksud dan Tujuan

Dalam membuat proposal kegiatan, menjabarkan maksud dan tujuan perlu disampaikan secara jelas. Beritahukan hal positif dari kegiatan yang dilaksanakan, tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, serta output yang diharapkan dari terselenggaranya acara.

Bagi penyelenggara kegiatan, maksud dan tujuan ini akan berguna sebagai arah kegiatan sehingga tidak lepas kontrol dari target sasaran. Pada umumnya, dalam membuat proposal kegiatan tujuan dibedakan atas tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Selain berisi tujuan kegiatan, beberapa penyelenggara acara juga akan menyampaikan manfaat dari diselenggarakannya kegiatan tersebut. Adapun manfaat yang dicapai tersebut dapat dirasakan secara langsung maupun tidak langsung bagi individu, organisasi penyelenggara, maupun bagi masyarakat umum.

7. Sasaran Kegiatan

Sasaran kegiatan merupakan siapa target audience atau target penonton maupun target peserta yang akan dilibatkan secara langsung dalam kegiatan yang akan diselenggarakan. Adapun jumlah dari target audience ini sangat tergantung dari besar-kecilnya acara yang akan dilangsungkan.

Untuk dapat menentukan sasaran kegiatan secara tepat, dibutuhkan strategi segmentasi pasar secara jelas. Segmentasi ini adalah proses mengelompokkan calon audience yang heterogen menjadi audience yang homogen. Pengelompokan bisa berdasarkan usia, letak geografis, minat, tingkah laku dan lain sebagainya.

Misalnya saja sebuah event organizer akan menyelenggarakan acara musik, maka perlu disasar penonton yang suka musik, lebih spesifik lagi musik dangdut, musik pop, atau musik metal, target penonton dari wilayah mana saja, usia berapa, dan lain-lain.

Melakukan segmentasi ini untuk membatasi ruang lingkup peserta kegiatan agar lebih spesifik, tujuannya agar ada kesesuaian antara tema yang diangkat dengan target sasarannya, dan juga mempermudah penyelenggara untuk menargetkan sponsor mana saja yang akan dilibatkan dalam acara tersebut.

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Pemilihan waktu dan tempat diselenggarakannya kegiatan merupakan satu hal penting untuk dipertimbangkan secara matang. Sebelum memutuskan tentang waktu dan tempat ada baiknya penyelenggara melakukan observasi lapangan.

Cari informasi sebanyak-banyaknya tentang jadwal penyelenggaraan event di mana kegiatan akan diselenggarakan. Pilih waktu dan tempat yang tepat sehingga sesuai dengan target penonton maupun target sponsor. Pemilihan waktu dan tempat secara tepat merupakan faktor penting untuk keberhasilan kegiatan, sekali salah perhitungan dalam menentukan waktu atau tempat, maka bisa saja kegiatan akan mengalami kerugian.

9. Penyelenggara Kegiatan

Untuk bisa meyakinkan pihak sponsorship, buatlah profil singkat penyelenggara kegiatan, cantumkan prestasi yang pernah dicapai, legalitas organisasi atau lembaga penyelenggara, dan juga struktur kepanitiaan yang seperti Streering Commite, Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, dan lain sebagainya. Jika struktur kepanitiaan dalam jumlah besar maka bisa dicantumkan dalam halaman lampiran.

Bagi pihak sponsorship, biasanya akan lebih percaya pada penyelenggara yang memiliki badan hukum yang jelas. Badan hukum ini bisa dalam bentuk Yayasan, Lembaga, Institusi, maupun Badan Usaha seperti Persekutuan Komanditer (CV) ataupun Perseroan Terbatas (PT) yang memiliki bidang pekerjaan sebagai penyelenggara kegiatan.

10. Rencana Anggaran

Untuk membuat proposal kegiatan yang baik, salah satu faktor yang tidak kalah penting adalah dalam membuat rencana anggaran yang baik. Rencana anggaran kegiatan yang baik yaitu dengan mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan yang diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya.

Secara garis besar rincian biaya ini terdiri dari beberapa bagian, yakni biaya kesekretariatan, biaya promosi, biaya peralatan, biaya operasional, biaya pelaksanaan, sewa tempat, akomodasi, konsumsi, transportasi, dan lain sebaginya. Pos-pos pembiayaan dan besarnya biaya yang dibutuhkan juga sangat tergantung dari jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

Pada rencana anggaran ini, cukup dijelaskan besarnya jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia penyelenggara, sedangkan untuk detil rinciannya bisa dibuat dalam halaman lampiran.

11. Paket Sponsor

Halaman paket sponsor dibuat untuk memberikan berbagai alternatif pilihan kepada pihak sponsor dalam melakukan kerjasama. Beberapa alternatif pilihan yang umum digunakan sebagai tawaran bagi pihak sponsor misalnya paket sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendukung dan Co-Partnership.

Dari masing-masing paket sponsor biasanya memiliki hak dan kewajiban yang berbeda. Untuk sponsor tunggal biasanya harus bersedia membiayai seluruh anggaran biaya kegiatan yang dibutuhkan, untuk sponsor utama menyediakan 75% anggaran biaya kegiatan, untuk sponsor pendukung menyediakan 25% anggaran biaya, dan untuk Co-Partnership biasanya lebih pada jalinan kerjasama seperti halnya barter produk, barter promo, pemberian produk perusahaan, atau yang lainnya yang sifatnya negotiable.

12. Penutup Proposal

Setelah semua poin-poin penting diatas sudah tersusun dengan baik, maka buatlah halaman penutup proposal yang berisi harapan, dukungan dan keyakinan penyelenggara bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan sangat bermanfaat dan akan berhasil. Selain itu jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih kepada pembaca proposal.

Untuk meyakinkan pihak sponsorship, bubuhkan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh ketua penyelenggara, institusi atau lembaga penanggung jawab acara, dan pihak terkait lainnya. Untuk memperkuat legalitas acara maka juga dibutuhkan stempel atau cap yang dibubuhkan diatas tanda tangan.

13. Lampiran-lampiran

Halaman lampiran-lampiran ini berisi berbagai macam data yang dibutuhkan untuk memperkuat proposal kegiatan. Lampiran ini bisa berupa rincian detil anggaran, struktur panitia, peta lokasi, denah tempat, foto-foto kegiatan yang telah dilangsungkan, dan lain sebagainya.

Tugas Dan Tanggung Jawabnya Panitia Event

Membuat gelaran acara apapun baik itu pertunjukan, seminar atau kegiatan lainya, panitia event sangat dibutuhkan untuk menjamin kelancaran kegiatan agar bisa berjalan dengan sukses. Dengan pembentukan panitia ini semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin, mulai dari pra-acara, saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung.

Panitia event merupakan institusi atau kelompok yang dibentuk dan berfungsi sebagai pelaksana kebijakan kelompok tersebut sesuai dengan tingkatan masing-masing. Kelompok ini dibuat dalam upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab secara penuh terhadap apa yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut.

Salah satu faktor sukses dan tidaknya sebuah acara biasanya juga tergantung dari baik-buruknya panitia event yang dipilih. Sumber Daya Manusia yang tergabung didalamnya bisa menjadi cerminan atas kualitas event yang diselenggarakan. Untuk itu jangan salah pilih dalam mengatur setiap sumber daya agar bisa berperan sesuai dengan kapasitas yang ada.

Ada banyak alasan kenapa sebuah event membutuhkan kepanitiaan, berikut ini kami sajikan beberapa tujuan umum dibentuknya panitia event.

Tujuan umum pembentukan panitia event :

1. Melaksanakan fungsi manajemen event yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan event.
2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan event.
3. Mengelola materi event secara baik dan benar.
4. Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan event.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing. Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

a. Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,

b. Menjadi koordinator panitia event,

c. Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan

d. Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event

e. Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat

f. Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event

g. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi

h. Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event

2. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event diantaranya adalah :

a. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.

b. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.

c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan

e. Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card

f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

g. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event

h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan

i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Tugas Bendahara

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :

a. Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.

b. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event

c. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

d. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas

e. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Tugas Sie Acara

a. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

c. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam event tersebut;

d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung;

e. Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut

f. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Tugas Sie Humas dan Publikasi

a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait

b. Merancang serta mendesain Katalog

c. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

d. Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara

e. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

6. Tugas Sie Perlengkapan dan dekorasi

a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana

b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.

c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan kegiatan

d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.

e. Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Tugas Sie Konsumsi

a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya

b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara

c. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan

d. Mengurus biaya konsumsi

e. Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran

f. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Tugas Sie Dokumentasi dan transportasi

a. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video

b. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan

c. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.

d. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Tugas Sie Sponsorsip

a. Membuat list Sponsor

b. Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship

c. Mengajukan proposal: Sponsorship

d. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan

e. Melakukan follow up dana dan usaha pre acara

f. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H

g. Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara

h. Membuat list kebutuhan dan anggaran

i. Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait

10. Tugas Sie Keamanan

a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan kegiatan

b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan

c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan

d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia

Cara Membuat ID Card Untuk Karyawan dan Panitia Event

ID Card, selain bisa digunakan sebagai sarana mengenalkan diri dan perusahaan kepada publik, benda kecil ini juga bisa digunakan sebagai “mesin uang” untuk mendapatkan hasil tambahan kantong Anda. Tak sedikit perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, ataupun komunitas yang membutuhkan kartu ini dalam berbagai bentuk dan tujuan. Ada yang membuat kartu ini sebagai tanda pengenal bagi karyawan, kartu anggota komunitas, sebagai Kartu Mahasiswa, Kartu Pelajar, bahkan sebagai souvenir maupun undangan pernikahan.

Apapun bentuk dan tujuannya secara teknis cara membuatnya tetaplah sama, kecuali bagi mereka yang membuat kartu ID untuk kepentingan sementara seperti saat menyelenggarakan event musik, seminar, atau event lainnya yang hanya akan digunakan sekali pakai. Kartu sekali pakai ini seringkali juga disebut dengan Name Tag.

Berikut ini kami sajikan secara singkat cara membuat ID Card untuk kebutuhan Anda :

1. Siapkan materi

Materi dalam membuat ID Card untuk karyawan maupun panitia event sebenarnya hampir sama, karena sesuai fungsi kartu ini sebagai tanda pengenal. Beberapa materi yang bisa dimasukkan dalam kartu ID ini diantaranya adalah logo, foto diri, nama pemakai, jabatan, dan alamat. Khusus untuk ID Card yang digunakan untuk karyawan/kantor biasanya akan memuat berbagai ketentuan tentang kartu tersebut. Ketentuan ini sering kali dicetak di bagian belakang kartu.

Materi berupa teks ataupun gambar yang digunakan untuk membuat ID Card sebenarnya juga tidak ada aturan-aturan khusus, semua tergantung kebutuhan dan dapat disesuaikan dengan fungsi kartu tersebut. Ada kartu identitas yang diberi background gambar, ada yang polos, ada yang menggunakan foto selfi, ada yang menggunakan foto diri formal dan lain sebagainya.

2. Tentukan ukuran ID Card

Ukuran standar internasional ID Card (ISO 7810 ID-1) adalah 85,60 mm × 53,98 mm (3,370 in × 2,125 inci), dengan aspek rasio 1,586. Ukuran ini sama dengan ukuran berbagai kartu tanda pengenal seperti Kartu Pelajar, Kartu Mahasiswa, SIM, KTP, kartu kredit, atau pun kartu ATM. Untuk mempermudah dalam proses pemotongan biasanya ukuran seringkali dibulatkan menjadi 86mm x 54mm.

Selain ukuran standar internasional diatas, dalam ISO 7810 juga mengeluarkan standar ukuran lainnya yaitu ukuran standar ISO 7810 ID-2 (105 x 74 mm) yang banyak digunakan di Jerman, ukuran standar ISO 7810 ID-3 (125 x 88 mm) yang digunakan untuk paspor dan visa, yang terakhir adalah ukuran standar ISO 7810 ID-4 (25 x 15 mm).

Untuk ID Card dengan bahan PVC, ukuran standar yang sering dipakai di Indonesia adalah ukuran ISO 7810 ID-1, ukuran kartu ini banyak dijual di pasaran dan juga telah tersedia berbagai model dan bahan tempat kartunya. Ukuran dan bahan kartu ini banyak digunakan untuk membuat ID Card karyawan ataupun organisasi yang bisa digunakan dalam jangka waktu lama.

Berbeda dengan ID Card (Name Tag) yang digunakan untuk panitia event, ukuran yang digunakan bisa lebih variatif dan lebih besar daripada ukuran ISO 7810 ID-1. Beberapa ukuran yang sering dipakai diantaraya adalah ukuran 9,7cm x 13.7cm, ada juga yang ukuran 9,5cm x 11.9cm, kemudian ukuran 8,1cm x 11,2cm, dan ukuran 5,8cm x 8,6cm, serta ukuran 8,5cm x 10,5cm. Dari masing-masing ukuran tersebut dipasaran juga tersedia plastik name tag yang khusus digunakan untuk kemasan ID Card.

3. Membuat desain ID Card

Setelah semua materi dan ukurannya telah ditentukan, proses selanjutnya adalah membuat desain ID Card. Proses ini adalah menyusun berbagai materi tersebut menjadi karya visual yang selanjutnya bisa dicetak menggunakan printer.

Ada banyak software yang bisa digunakan untuk merancang perwajahan ID Card ini. Untuk mengolah gambar vektor bisa menggunakan CorelDraw ataupun Adobe Ilustrator, sedangkan untuk mengolah image gambar/foto bisa menggunakan Adobe Photoshop.

4. Pilih bahan untuk membuat ID Card

Ada banyak pilihan bahan yang bisa digunakan untuk membuat ID Card, masing-masing bahan biasanya memiliki karakteristik yang berbeda sehingga bisa dipilih sesuai kebutuhan. Salah satu bahan ID Card yang paling populer digunakan adalah bahan PVC, bahan ini sering digunakan untuk pembuatan kartu ATM, KTP, SIM dan lain sebagainya.

Cara membuat ID Card dengan bahan PVC ini secara teknis berbeda dengan cara membuat ID Card yang menggunakan bahan lain. ID Card dari bahan PVC dalam 1 set terdiri dari 3 lembar, yaitu 2 lembar kertas tipis (transparan) yang bisa diprint dan 1 lembar PVC yang lebih tebal dan kaku dengan warna putih, silver dan gold. Bahan PVC yang banyak beredar di pasaran biasanya memiliki total ketebalan 0.76mm (0.15+0.46+0.15) mm. Bahan ini sering dijual dalam satu pack yang berisi 50 biji.

Selain menggunakan bahan PVC, bahan Kertas juga sering digunakan untuk membuat ID Card. Bahan dari kertas ini karena sifat bahannya yang mudah rusak biasanya banyak digunakan untuk membuat kartu identitas yang berlaku sementara untuk kebutuhan eventual. Jenis kertas yang biasa digunakan adalah kertas Artpaper dan kertas BC.

5. Mencetak ID Card

Proses mencetak ID Card dengan bahan PVC membutuhkan waktu yang lebih lama dan memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi jika dibanding dengan bahan kertas. Saat mencetak 2 bahan PVC yang tipis maka yang dicetak adalah bagian yang tidak ada lapisan pelindungnya (permukaan kasar). Bagian sisi yang kasar inilah yang akan menyerap tinta lebih dan diletakkan melekat dengan PVC yang tebal. Jangan lupa saat mencetak setting-an printer harus di set mirror (cetak terbalik) karena yang dicetak adalah bagian dalam PVC tipis.

Setelah kedua sisi PVC dicetak dengan printer, proses selanjutnya adalah menempelkan kedua PVC tipis tersebut pada PVC yang tebal. Proses penempelan bisa menggunakan mesin laminator dengan suhu 100 derajat celcius. Jka proses berjalan dengan lancar maka bisa dilanjutkan dengan merapikan semua sisi ID Card tersebut menggunakan mesin pemotong.

Proses mencetak ID Card dengan bahan PVC memang agak sedikit ribet, namun hasilnya bisa lebih baik dan lebih awet dari bahan kertas. Oleh karena itulah harga juga lebih tinggi dan terpaut jauh dengan harga ID Card dari bahan kertas.

Proses mencetak ID Card dengan bahan kertas bisa lebih mudah, materi yang telah didesain tinggal di print langsung di atas kertas maka kartu sudah jadi. Jika menginginkan lebih awet maka hal yang bisa dilakukan adalah dengan melapisinya dengan laminasi dan dimasukkan dalam tempat ID Card yang terbuat dari mika ataupun plastik.

6. Finishing

Proses finishing dalam membuat ID Card ada berbagai macam pilihan, misalnya dengan memberi efek embos (huruf/gambar timbul) pada IID Card, memberi warna khusus seperti warna emas ataupun silver, melubanngi ID Card, memberi kemasan/tempat ID Card beserta tali gantungannya, dan lain sebagainya.

Stempel, Aneka Bentuk dan Kegunaannya dalam Usaha

Stempel telah lama dikenal dan dipergunakan oleh manusia sebagai satu bentuk kehadiran, adanya identitas dan keberadaan seseorang, lembaga maupun institusi pemerintah. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya peninggalan sejarah yang membubuhkan cap atau stempel pada dokumen-dokumen penting mereka.

Salah satu bangsa yang populer menggunakan stempel adalah bangsa China saat dinasti Yin dan Shang. Biasanya mereka akan membubuhkan cap pada surat-surat penting agar tidak dibuka oleh selain orang yang berkepentingan.

Pada saat itu surat maupun bingkisan tidak dimasukkan dalam amplop seperti saat ini, namun hanya menggunakan tali sebagai pengaman. Untuk menghindari surat dibuka oleh orang lain, sepotong tinta segel di-cap-kan pada tali, hal ini dikenal sebagai fengni.

Hingga saat ini stempel atau yang sering disebut dengan “cap” masih tetap dipergunakan sebagai salah satu hal penting, khususnya bagi lembaga, instansi, organisasi maupun perusahaan.

Bagi perusahaan alat ini merupakan salah satu sarana kantor yang banyak digunakan sebagai tanda tera atau bentuk simbolis yang merepresentasikan pengesahan atas perusahaan pada berbagai dokumen penting. Dokumen penting ini bisa berupa surat, proposal maupun berbagai kontrak perjanjian dengan orang lain.

Dalam fungsinya sebagai peralatan kantor, stempel sebenarnya memiliki kegunaan yang hampir sama dengan cap jempol dan tanda tangan, yakni sebagai bentuk persetujuan yang kuat dari pihak yang membubuhkannya.

Jika cap jempol dan tanda tangan menunjukkan pribadi seseorang namun jika stempel ia adalah bukti representatif dari perusahaan. Dengan alat ini, biasanya dokumen-dokumen penting perusahaan memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Untuk itulah, sebelum seseorang secara pribadi atau mewakili perusahaan, selayaknya berhati-hati dalam membubuhkan tanda tangan maupun stempel.

Bentuk Stempel Perusahaan

Bagi perusahaan sebenarnya tidak ada aturan baku mengenai bentuk stempel, hal ini berbeda dengan lembaga pemerintah maupun lembaga resmi lainnya yang mempunyai aturan-aturan baku dalam membuatnya. Meski demikian ada juga beberapa perusahaan yang membuat dengan bentuk resmi seperti yang ada di pemerintahan.

Dari banyaknya jenis stempel yang beredar saat ini, secara garis besar secara bentuk dapat dibedakan menjadi beberapa yakni :

1. Bentuk lingkaran

Stempel bentuk lingkaran merupakan salah satu bentuk paling umum yang mudah dan sering dijumpai. Bentuk lingkaran ini biasanya dibuat oleh kebanyakan instansi pemerintah, instansi sekolah, organisasi maupun perusahaan.

Secara visual stempel bentuk lingkaran memiliki kesan formal, oleh karena itulah banyak institusi formal yang menggunakan format bentuk lingkaran pada stempelnya. Bagi perusahaan yang menggunakan bentuk lingkaran biasanya ia akan menggabungkan elemen-elemen lainnya (misalnya logo) agar terlihat lebih dinamis dan tidak terkesan kaku.

2. Bentuk oval

Selain bentuk lingkaran penuh, ada juga bentuk Oval. Bagi institusi resmi seperti pemerintah maupun sekolah, bentuk oval biasanya digunakan untuk kebutuhan khusus yang berada di lingkup institusi tersebut, misalnya kepanitiaan event, cap perpustakaan, atau bisa juga digunakan oleh sub divisi dari institusi utama. Cap dengan bentuk oval memiliki kekuatan hukum yang bersifat mengikat pada kelompok tertentu di dalam institusi tersebut.

Berbeda dengan perusahaan, sebagai sebuah badan usaha mandiri, cap bentuk oval maupun lingkaran tidak begitu berpengaruh sebagaimana yang terjadi di institusi formal. Bisa saja sebuah perusahaan membuat stempel bentuk oval karena memang mengikuti bentuk logo usahanya yang berbentuk oval.

3. Bentuk segi empat

Stempel berbentuk segi empat bagi institusi formal biasanya digunakan untuk tim kecil maupun event yang sifatnya temporer, sehingga saat acara selesai alat ini tidak bisa digunakan lagi.

Bagi banyak orang stempel bentuk segi empat juga sering digunakan untuk tanda lunas pada sebuah transaksi, sebagai template penomoran inventaris peralatan, sebagai penanda surat penting, dan lain sebagainya.

4. Bentuk bebas

Stempel bentuk bebas ini biasanya lebih banyak ditemukan pada cap perusahaan, komunitas, maupun lembaga non-formal. Karena bentuknya yang bebas ini, biasanya perusahaan akan menempatkan logonya. Kebebasan ini juga tidak terbatas pada bentuknya saja, namun bebas dalam pemilihan warna dan teknik penggunaanya.

Selain cap yang menggunakan bahan tinta untuk menghasilkan cetakan, dipasaran juga telah banyak beredar yang menggunakan embos, yakni cap dengan teknik ketok yang menghasilkan permukaan bertekstur (timbul sesuai bentuk stampel) jika diaplikasikan pada kertas.

Bagi perusahaan yang cukup memiliki anggaran dan sadar akan pentingnya branding usaha, sebagian dari mereka juga ada yang membuat stempel eksklusif yakni dengan menggunakan teknik timbul sekaligus warna keemasan. Dengan teknik ini tentu surat-surat penting dari perusahaan tersebut akan terlihat lebih elegan.

Kegunaan stempel bagi perusahaan

Seperti yang telah disinggung pada bahasan di atas, stempel memiliki peran yang penting bagi perusahaan karena dengan alat tersebut bisa menunjukkan identitas yang sekaligus mewakili keberadaan perusahaan. Sebagai sebuah benda yang kegunaannya sangat vital, maka tak heran jika dalam perusahaan tidak semua orang boleh membawanya.

Dalam praktek penggunaannya, memang stempel tidak bisa berdiri sendiri dan terlepas tanpa adanya tanda tangan pimpinan. Hampir semua aktivitas yang terkait dengan penggunaan stempel perusahaan, maka ia harus dibubuhkan di atas tanda tangan pimpinan atau yang mewakilinya. Oleh karena itulah mekanisme teknis penggunaan stempel perusahaan sering kali diatur dalam Anggaran Dasar (AD) dan/atau Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan.

Secara sederhana kegunaan stempel bagi perusahaan diantaranya adalah :

1. Berfungsi sebagai pengesahan

Dalam sebuah transaksi penjualan, kontrak perjanjian, maupun urusan surat-menyurat, stempel berfungsi sebagai alat pengesahan pada dokumen setelah pimpinan perusahaan membubuhi tandatangannya.

Ketika dokumen telah dibubuhi stempel di atas tanda tangan, maka bisa dipastikan bahwa segala isi dalam dokumen tersebut sudah sah. Segala hal yang menyangkut dengan isi dokumen yang telah ditandatangani dan diberi dicap maka akan menjadi tanggung jawab penanda tangan, yakni pimpinan perusahaan.

Kedudukan stempel dalam dokumen tersebut adalah mewakili perusahaan, sedangkan tanda tangan yang dicantumkan adalah perwakilan pribadi atas nama perusahaan. Keberadaannya di setiap dokumen yang dihasilkan perusahaan merupakan legalisas.

2. Sebagai penguat keputusan

Dalam peyelenggaraan rapat-rapat perusahaan biasanya akan menghasilkan rangkaian keputusan-keputusan yang diwujudkan dalam bentuk surat keputusan perusahaan. Dengan adanya tanda tangan pimpinan perusahaan yang dibubuhi stempel, surat keputusan tersebut bisa menjadi bukti yang kuat dari pimpinan atas sebuah kebijakan yang sudah dihasilkan dari rapat.

3. Sebagai pertanggungjawaban

Ketika perusahaan mengeluarkan dokumen, baik dalam bentuk kebijakan maupun surat yang disampaikan kepada pihak-pihak lain, maka dokumen yang telah ditandatangani dan dibubuhi stempel menjadi sebuah bentuk pertanggungjawaban pimpinan perusahaan.

Advertisement

Baca juga: