ASPEK LEGAL DIGITALISASI DAN DAMPAK HUKUM TERHADAP ARSIP

Aspek Legal Digitalisasi dan Dampak Hukum Terhadap Arsip (Hard Copy/Paper Based Records) Bab I. Materi ini adalah yang disampaikan oleh Bp. Oleh M. Asichin, SH., M. Hum, Kepala ANRI (2010-2013), Ketua Umum MAPA, Konsultan Kearsipan yang disampaikan di Document Solution Day Jakarta,  7 Mei 2015. Materi ini sangat padat dan tentunya tidak salah bila kita ikut mencermati dan mencerna agar semakin luas khasanah berpikir kita tentang banyak hal di dunia tata kelola kearsipan.

Saya hanya sedikit saja ikut mecoba memahami materi beliau sesuai dengan pemahaman saya pribadi. Dan saya bersyukur bisa menemukan materi beliau yang sangat  membantu untuk lebih memperbaiki pelaksanaan kegiatan kearsipan yang selama ini sudah saya lakukan dalam kegiatan sehari-hari. Kemudian bila saya menemukan hal baru yang tidak pernah saya temui dalam praktek sehari-hari, akan saya ikuti panduannya dan juga saya sampaikan kepada rekan kerja saya yang lain. 

Bp. M. Asichin, SH., M. Hum, uraiannya menyoroti Latar Belakang semakin berkembangnya tata kelola kearsipan dikarenakan PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS sehingga terjadinya

➢ Reformasi Penyelenggaraan Negara 

➢ Reformasi Aparatur Negara 

➢ Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Beliau juga menyoroti Dampak Teknologi Informasi Terhadap Administrasi yaitu dengan adanya : 

➢ Perubahan cara bekerja 

Dalam pemikiran sederhana saya, hal ini bisa dilihat dari betapa sekarang kita bisa melakukan pekerjaan tidak lagi harus terpaku di belakang meja kerja. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi, untuk melakukan kegiatan terkait dunia administrasi dan pengarsipan bisa dilakukan di tempat yang mungkin jauh lebih nyaman menurut sebagian kita pelaku kegiatan keadministrasian. Pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih menyesuaikan kondisi yang mungkin memang tidak bisa dilakukan di tempat yang mungkin kurang begitu leluasa untuk melakukannya.

➢ Perubahan cara berkomunikasi 

Cara berkomunikasi bisa kita lihat bahwa saat ini sudah tidak lagi dilakukan dengan cara yang kaku dan konvensional. Untuk meminta dan atau mencari informasi, saat ini tidak lagi seperti beberapa waktu yang lalu. Penggunaan telepon kantor dengan dial number (ini bahasa sederhana saya), saat ini cukup dengan mengirimkan voice mail, voice notes, wa, mesenger, email, yang pada intinya informasi akan bisa didapatkan dengan lebih mudah dan bahkan bisa lebih rinci detil informasi yang didapatkannya. Bahkan sekarang sudah umum dan wajar bila menyampaikan informasi terkait kedinasanpun akan diselipkan lewat pesan singkat atau pesan elektronik dan multimedia, sambil menunggu dikirimkannya informasi yang berbasis kertas atau hard copy. 

➢ Perubahan persepsi tentang efisiensi 

Terjadinya perubahan persepsi tentang efisiensi dari administrasi yang semakin berkembang ini membuktikan bahwa efisiensi sangatlah diperlukan dalam tata kelola administrasi yang terus berkembang jenisnya dan diperlukan pemikiran yang benar-benar bisa membuat semuanya menjadi lebih efisien dan praktis.

➢ Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip 

Dalam beberapa waktu yang lalu, untuk penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi atau arsip yang masih konvensional dan mengandalkan sarana manual, semisal mesin tik, mesin stensil, kertas, pada saat ini sudah sangat berkembang. Kita sudah jamak menemui bahwa sudah banyak informasi atau arsip yang dalam penciptaannya menggunakan sarana atau media elektronik, misalnya kamera digital, sarana audio video, komputer dan sarana digital lain. 

Sedangkan dalam pengelolaannyapun sudah sangat modern. Dahulu kebanyakan dalam pengelolaannya cukup ditempatkan di boks-boks, atau filling cabinet, tetapi saat ini sudah beralih ke penyimpanan elektronik atau cloud, drive, email dan sarana lain yang bisa dengan mudah dipindah-pindahkan.

➢ Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

Arsiparis selaku orang yang bertugas untuk melakukan pengelolaan arsip ataupun informasi, saat ini kemungkinan juga merasakan betapa dengan adanya perubahan dan dampak dari adanya teknologi informasi ini. Kemungkinan besar yang dirasakannya adalah perlu untuk meningkatkan kemampuan diri di bidang ilmu teknologi dan informasi agar bisa mengikuti perkembangan jaman. Karena apabila tidak mau meningkatkan kompetensi di bidang tersebut, tentulah sangat berpengaruh pada kinerja yang dilakukan dalam kesehariannya. Karena seorang arsiparis yang di dalam kepangkatannya tergantung juga dengan adanya angka kredit, maka tentulah bila semakin memahami teknologi informasi, akan bisa meningkatkan kompetensinya dan akan juga berpengaruh pada angka kredit pointnya untuk mendongkrak kepangkatannya.

Berikut Bp. M. Asichin, SH., M. Hum, juga memberikan gambaran dari Dampak Terhadap Komunikasi dan Diseminasi Arsip , yaitu dengan semakin banyaknya :

• Penggunaan intranet dan internet 

• Penggunaan surat elektronik (e-mail) 

• Penggunaan situs-web (website  dan portal 

• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

Tidak lepas pula beliau juga menunjukkan dengan perubahan dan semakin maraknya penggunaan tekonologi informasi dengan diperolehnya Keuntungan Dalam Akses Arsip yaitu :

• Penemuan kembali yang efisien 

• Kontrol akses 

• Akses jarak jauh 

• On-line Finding Aid 

• EAD: Encoded Archival Description 

Lebih jauh lagi dengan semakin banyak dan berkembangnya ilmu teknologi informasi, semakin banyak keuntungan yang dapat diperoleh, yaitu : 

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual 

• Dari gedung ke server 

• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

Untuk mengetahui cara sederhana menyimpan file di google drive, silahkan lihat di SINI 

Demikian sekilas ulasan yang bisa saya sampaikan yang saya ambil dari materi Bp. M. Asichin, SH., M. Hum yang disampaikan dalam kegiatan Document Solution Day Jakarta,  7 Mei 2015. Untuk bahasan selanjutnya insyaallaah akan saya tulis di kesempatan berikutnya. Semoga bermanfaat. Untuk yang ingin membaca PERKA BKN NOMOR 24 TAHUN 2016 tentang PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAAN PEMBINAAN JF ARSIPARIS, untuk menambah pengetahuan, silahkan baca di bawah ini:

atau download di SINI dan semoga waktu berikutnya bisa kita cermati bersama di waktu berikutnya.

  

Advertisement

Baca juga: